Datenschutzhinweis

Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt FHWien der WKW den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch FHWien der WKW informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von FHWien der WKW besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von FHWien der WKW und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit FHWien der WKW zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von FHWien der WKW in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für FHWien der WKW eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

Datenschutzerklärung

Stand: 06/2024

Informationen zum Datenschutz

Wir freuen uns, dass Sie sich bei der FHWien der WKW bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.

1. Allgemeines

a) Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

FHW Fachhochschul-Studiengänge Betriebs- und Forschungseinrichtungen der Wiener Wirtschaft GmbH (kurz: FHWien der WKW), Währinger Gürtel 97, 1180 Wien

E-Mail: servicepoint@fh-wien.ac.at

b) E-Mail für datenschutzrechtliche Belange?

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns per E-Mail unter datenschutz@fh-wien.ac.at.

2. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

3.1. Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

• BewerberInnenstammdaten (insbesondere Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, BewerberInnenquelle (Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?)
• Qualifikationsdaten (insbesondere Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
• freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
• die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
• weitere Daten/ Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten

3.2. Im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform werden folgende weitere personenbezogene Daten verarbeitet:

a) Automatisiert erhobene Nutzungsdaten

Beim Zugriff auf die Domain onlyfy.io übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgenden Informationen von onlyfy erfasst:

• Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs,
• Browsertyp/ -version,
• verwendetes Betriebssystem,
• übertragene Datenmenge,
• anhand der IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse) wird ein GeoIP Lookup durchgeführt,
• Name der abgerufenen Dateien,
• http-Status-Code (z.B. „Anfrage erfolgreich“),
• und URL der aufgerufenen Webseite,
• Zugriffsart (GET,POST).

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden von Onlyfy für einen Zeitraum von 12 Monate gespeichert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.

b) Cookies

onlyfy setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Onlinebewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um Ihnen diese Webseite zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Folgende Cookies werden durch onlyfy genutzt:

Anbieter	Cookie	Zweck	Dauer der Speicherung
onlyfy	PHPSESSID	Dieses Cookie dient der Identifizierung des Nutzers während der Benutzung von onlyfy. Das Cookie ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich. Das Cookie verliert beim Schließen des Browsers seine Gültigkeit.	Bis das Browser- Fenster geschlossen wird (Session- Cookie).
onlyfy	REMEMBERME	Dieses Cookie dient zur Wiederherstellung einer abgelaufenen Session. Das Cookie ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich.	Das Cookie verliert nach 2 Wochen seine Gültigkeit.

4. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

a) Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind vorvertragliche Maßnahmen gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO bzw – bei sensiblen Daten – Art 9 Abs 2 lit b DSGVO.

b) Einwilligung – Art. 6 Abs.1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO

Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

• Aufnahme in den BewerberInnenpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren.
• ggf. weitere Verarbeitung(en), die auf eine Einwilligung gestützt werden (z.B. Zusendung Feedback-Fragebogen). Es werden dazu die Daten verarbeitet, die Sie bereits im Bewerbungsprozess angegeben haben.

Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an karriere@fh-wien.ac.at. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

c) Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem  Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten. Sofern eine Datenverarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses erfolgt, können Sie der Datenverarbeitung unter Angabe einer Begründung gemäß Art 21 DSGVO widersprechen. Ein Widerspruch führt jedoch nur dann zur Unterlassung der Verarbeitung, wenn der Widerspruch durch besondere Gründe gerechtfertigt ist. Den Widerspruch richten Sie möglichst per E-Mail an karriere@fh-wien.ac.at.

d) Feedback-Fragebogen

Um unsere Bewerbungsprozesse zu optimieren und uns als Arbeitgeber zu verbessern, bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, Ihr persönliches Feedback abzugeben. Hierzu senden wir Ihnen (mit vorheriger Einwilligung) an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse einen Feedback-Fragebogen. Wenn Sie an der Umfrage teilnehmen, werden von unserem Dienstleister New Work SE (siehe Punkt 5 „An wen werden Ihre Daten weitergegeben?“) das Feedback, Positionstitel und Standort der Position sowie Jobkategorie und ggf. Art der Anstellung erfasst, auf die Sie sich beworben haben. Diese Informationen werden anschließend an die kununu GmbH und eventuell andere verifizierte Bewertungsplattformen übermittelt und dort ohne Nennung Ihres Namens veröffentlicht. Kununu kann keinen Bezug zu Ihrer Person herstellen. Bitte beachten Sie aber, dass möglicherweise andere, z.B. Ihr Arbeitgeber, Sie aufgrund der von Ihnen angegebenen Informationen des veröffentlichten Feedbacks identifizieren können.

e) Verwendung von Videokonferenzsystemen

Um ein zeitgemäßes und funktionierendes Bewerbungsverfahren zur Verfügung zu stellen, kann dieses (auch) online mit Unterstützung eines Videokonferenzsystems durchgeführt werden, nämlich via Microsoft Teams. Bei der Nutzung eines solchen Dienstes verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie an einer Videokonferenz (Meeting) teilnehmen, das von einem lizensierten Microsoft-Konto mit einer @fh-wien.ac.at-Mailadresse erstellt wurde.

Die Datenverarbeitung erfolgt, damit Ihre Teilnahme möglich ist, also die Verbindung aufgebaut und genutzt werden kann. Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet, die für die Nutzbarkeit zwingend erforderlich sind, den gewählten Einstellungen entsprechen bzw. von Ihrem Kommunikationsverhalten abhängen. Die Verwendung von Mikrofon, Videokamera und/oder Chatfunktion ist dabei notwendig, soweit dies im Einzelfall jeweils vorgesehen bzw für die Erfüllung des Veranstaltungszweckes erforderlich ist und sind Mikrofon, Videokamera und/oder Chatfunktion von Ihnen dann über die entsprechende Applikation einzuschalten. Ansonsten können Mikrofon, Videokamera und/oder Chatfunktion stumm- bzw ausgeschaltet bleiben. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind vorvertragliche Maßnahmen (Anbahnung eines Dienstvertrags) gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO. Darüber hinaus stützen wir uns (auch) auf berechtigte Interessen gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, welche in der Zurverfügungstellung eines zeitgemäßen und funktionierenden Bewerbungsverfahrens und in der effektiven Durchführung von Online-Meetings liegen.

f) externe/n Headhunter/Personalberatung/Personalvermittlung

Sofern Sie uns von einer/m externe/n Headhunter/Personalberatung/Personalvermittlung namhaft gemacht wurden, verarbeiten wir Ihren Namen und Titel, Ihr Geburtsdatum, die Position, für welche die Bewerbung erfolgt, sowie weitere für unser Vertragsverhältnis mit der/dem externen Headhunter/Personalberatung/Personalvermittlung relevante Daten (zB das Datum vom Eingang der Namhaftmachung, Entscheidung über die Bewerbung) auch aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO an der Abwicklung des Vermittlungsvertrages mit der/dem externen Headhunter/Personalberatung/Personalvermittlung.

g) Aufgabenstellungen im Bewerbungsverfahren

Im Bewerbungsprozess werden je nach Position unterschiedliche Bewerbungstests eingesetzt. Möglicherweise bitten wir Sie in einer der Bewerbungsrunden, unterschiedliche Aufgabenstellungen zu absolvieren. Diese Aufgaben dienen unter anderem dazu, Ihre Aufmerksamkeits- und Konzentrationsfähigkeit abzufragen bzw. Ihre fachliche Eignung zu überprüfen. Als Rechtfertigungsgrund dient uns unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Durchführung von Bewerbungstests und damit einem möglichst raschen und effizienten Bewerbungsprozess, zumal uns dadurch ermöglicht wird, die Kompetenzen der BewerberInnen besser kennen zu lernen und zu analysieren.

h) Persönlichkeitsprofil

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess teilweise auch zur Erstellung von Persönlichkeitsprofilen. Möglicherweise bitten wir Sie nach der ersten Bewerbungsrunde Fragen zu beantworten, auf deren Basis eine Verhaltens-Profil-Analyse (VPA) erstellt wird. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine Selbsteinschätzung durch die sich bewerbende Person. Mit der Erstellung dieses Persönlichkeitsprofils haben wir ein externes Unternehmen (derzeit die Potential Profiling GmbH) beauftragt. Die FHWien der WKW hat dabei keinen Einfluss auf die Art der Fragestellung und Auswertung, sondern kann nur die Auswertung selbst abrufen. Selbstverständlich wird aber jedenfalls die Entscheidung, ob ein Dienstverhältnis begründet wird oder nicht, nicht automatisiert auf Basis der Auswertung des Persönlichkeitsprofiles getroffen. Als Rechtfertigungsgrund dient uns unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Erstellung eines Persönlichkeitsprofils und damit einem möglichst raschen und effizienten Bewerbungsprozess, zumal uns dadurch ermöglicht wird, die Persönlichkeit und Interessen der BewerberInnen besser kennen zu lernen und zu analysieren.

5. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

(1) Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

Interne Stellen können Fachbereiche oder Abteilungen unseres Unternehmens sein.

(2) Als externen Dienstleister setzen wir New Work SE ein. Die New Work SE mit Sitz in Deutschland (nachfolgend „New Work“), betreibt das E- Recruiting-System onlyfy unter der Domain *.onlyfy.io (nachfolgend „onlyfy.io“), auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können.

Wir haben mit New Work SE eine Vereinbarung über eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art 26 DSGVO geschlossen. Nähere Informationen zum Datenschutz zu onlyfy bzw der gemeinsamen Verantwortlichkeit finden Sie in der Datenschutzerklärung auf der Bewerbungsplattform unter https://www.fh-wien.ac.at/fachhochschule/jobs/bewerbung/. Onlyfy.io ist die zentrale Plattform für unser Bewerbermanagement. Bei der Nutzung unseres Online-Formulars werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in onlyfy.io erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt werden.

(3) Sollten Sie sich über eine/n externe/n Headhunter/Personalberatung/Personalvermittlung bei uns beworben haben, informieren wir die/den externe/n Headhunter/Personalberatung/Personalvermittlung darüber, ob die Bewerbung erfolgreich war und ein Dienstverhältnis begründet wurde sowie gegebenenfalls über die Höhe des vereinbarten Monatsgehalts, soweit und sofern dies für den Honoraranspruch des/der externe/n Headhunters/Personalberatung/Personalvermittlung erforderlich ist.

(4) Bei der Erstellung eines Persönlichkeitsprofils durch die Potential Profiling GmbH gestaltet sich der Ablauf im Wesentlichen derart, dass Sie per E-Mail einen Link erhalten, über welchen Sie auf die Webseite des beauftragten Unternehmens gelangen und sich dort mit Name, Geschlecht und E-Mail-Adresse einloggen. Die FHWien der WKW erhält anschließend weder die (für alle BewerberInnen stets gleichen) Fragen noch die jeweiligen Antworten, sondern nur die Auswertung des Unternehmens. Weitere Informationen zu den erhobenen Daten und deren Verarbeitung finden Sie auf der Webseite des beauftragten Unternehmens (https://www.thomas.co/de). Beachten Sie bitte, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die vom jeweiligen Anbieter in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei deren Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

(5) Für den Aufmerksamkeits- und Konzentrationstest durch die Hogrefe Austria GmbH werden Sie von der FHWien der WKW im Testsystem von Hogrefe Austria GmbH mit Name und Geschlecht angelegt. Der Test wird vor Ort an der FHWien der WKW durchgeführt, welche Ihnen hiefür ein Gerät zur Verfügung stellt, über welches Sie auf die Website des beauftragten Unternehmens gelangen. Die FHWien der WKW erhält anschließend weder die (für alle BewerberInnen stets gleichen) Aufgaben noch die jeweiligen Antworten, sondern nur die Auswertung des Unternehmens. Weitere Informationen zu den erhobenen Daten und deren Verarbeitung finden Sie auf der Webseite des beauftragten Unternehmens (https://www.hogrefe.com/at/). Beachten Sie bitte, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die vom jeweiligen Anbieter in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei deren Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

(6) Darüber hinaus kann im Einzelfall aufgrund gesetzlicher Melde- oder Auskunftspflichten eine Datenübermittlung an eine Behörde möglich sein. Rechtsgrundlage hierfür sind gesetzliche Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO, im Fall einer Übermittlung von Gesundheitsdaten an die Gesundheitsbehörde gemäß Epidemiegesetz stützen wir uns ergänzend auf Art 9 Abs 2 lit g DSGVO (erhebliches öffentliches Interesse) und Art 9 Abs 2 lit i DSGVO (öffentliches Interesse im Bereich der öffentlichen Gesundheit).

(7) Wir verwenden Tools von Microsoft. Beim Anbieter Microsoft handelt es sich um Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland. Eine Datenverarbeitung in einem Drittland außerhalb des EU-EWR-Raums erfolgt grundsätzlich nicht, da die Speicherung personenbezogener Daten auf Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union beschränkt ist. Wir können jedoch nicht ausschließen, dass unter gewissen Voraussetzungen eine Datenverarbeitung außerhalb des EU-/EWR-Raums erfolgt.  Für diesen Fall wurden sogenannte EU-Standarddatenschutzklauseln als datenschutzrechtliche Garantien gemäß Art 44 ff DSGVO abgeschlossen. Zudem ist Microsoft nach dem EU–U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Datenweitergabe ist somit (auch) aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zulässig. Die Datenschutzbestimmungen von Microsoft können Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement abrufen. Beachten Sie bitte, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die vom jeweiligen Anbieter in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei deren Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

(8) Auch weitere von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke Daten für uns verarbeiten, wenn diese hinreichende Garantien für die Sicherheit der Daten bieten (z.B. Cloud-Dienste, IT-Dienstleister/innen, Druckerei, Versand von Newslettern bzw Poststücken).

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

(1)  Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von sieben Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

(2) Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 12 Monate ab Beendigung des Bewerbungsverfahrens.  Bei konkretem Anlass können wir Ihre Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.

(3)  Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von sieben Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.

(4)  Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von sieben Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

(5) Sie selbst können ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen.

(6) Sollte Ihre Bewerbung erfolgreich sein und ein Dienstvertrag zwischen Ihnen und der FHWien der WKW abgeschlossen werden, werden Ihre Daten in den Personalakt übernommen und zum Zweck der Erfüllung des Dienstvertrages sowie der damit zusammenhängenden gesetzlichen Verpflichtungen der FHWien der WKW verarbeitet. Sie erhalten dann noch gesondert ergänzende datenschutzrechtliche Informationen.

7. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?

(1)  Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

(2)  Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

(3)  Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.

(4)  Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 l.it. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

(5)  Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. In Österreich ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, zuständig.

(6)  Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail an datenschutz@fh-wien.ac.at an uns wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

9. Was passiert, wenn Sie Ihre Online-Bewerbung unterbrechen?

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an onlyfy.io statt. D.h. von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in onlyfy.io erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für unser Unternehmen einsehbar.

Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.

Sollten Sie Ihre Bewerbung nicht abschließen, erhalten Sie 2 Tage nach Anlage der Bewerbung eine automatische Nachricht mit der Erinnerung, Ihre Bewerbung abzuschließen. Schließen Sie die Bewerbung auch danach nicht ab, so werden die gespeicherten Daten nach Ablauf von sieben Monaten endgültig gelöscht.

Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbung abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von sieben Monaten nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nachdem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genaue Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.